项目管理很少是线性的。

你写一个完美的工作计划,但范围渐变,转移重点,以及最后期限调整阻碍项目开发过程。你需要调整你的方法,更重要的是,建议团队成员不断变化的环境。这就是一个沟通计划。

即使一切顺利,创建一个沟通计划管理团队对应改善连接。这些计划是有价值的工具,培养一个成功的项目,有效的沟通,为你的团队和优秀的结果。

一个沟通计划是什么?

沟通计划是一个有组织的文档——通常以表格格式描述标准沟通渠道,演员,和频率。它概述了信息传递和当涉众和团队成员保持循环。

一个战略计划概述了您将使用的方法传递项目信息:

  • 提供指导方针周围更新交付,频率,和接受者
  • 澄清时使用和沟通渠道
  • 确定在不同的地区最优秀的人来回答问题
  • 指定方负责每个通信通道
  • 建立一个可搜索库的基本信息和文件如项目计划和时间表

项目团队成员有不同的角色、背景和技能。他们可能在不同的部门和工作场所和交流在不同的渠道,使建立关系和交换信息具有挑战性。防止筒仓和发展通信协议,以确保团队成员提供在正确的时间正确的工作。

一个沟通计划应该包括哪些内容呢?

沟通计划应该提供至关重要的有关项目的信息,沟通流程,和团队的相互作用通过回答这样的问题:

  • 项目经理是谁?
  • 谁是利益相关者?
  • 谁是项目团队成员和他们的角色是什么?
  • 我该如何沟通项目细节,比如状态更新、利益相关者?
  • 多长时间我需要提供一个状态更新吗?
  • 每个通信类型的目的是什么,在这种情况下我应该使用它们吗?
  • 在哪些情况下需要面对面谈话和异步通信?

一个良好的沟通计划的好处

有效的工作沟通的好处是可以预见的:提高士气,订婚,和生产力。如果团队成员已经有了一个通信系统,它似乎多余的建立一个计划。

但放在一起正式沟通策略标准化流程,提供文档和回答人们的问题甚至在他们的地方。您的团队将清除路障更快知道去哪里继续工作流。

这只是一个开始。

1。流线的沟通

保持你的项目团队集中而不是跳消息传递平台之间,寻找最好的方式来相互通信。这样,你防止冗余和澄清预期早。沟通计划确保消息到达他们的目标,信息很容易找到,所有信件是有用的和必要的。

在你的计划建立这样的指导方针:

  • 只有使用工作管理工具,讨论项目流程和交付。
  • c级利益相关者收到项目状态更新导致一周一次。
  • 紧急情况需要口头沟通通过电话或视频会议。

2。促进合作

协作需要努力。很大一部分有效地一起工作作为一个团队的最好方法是理解彼此通信。如果团队成员不确定的沟通约定,他们可能很少接触,导致误解和项目延迟。

通过澄清何时以及如何沟通——比如当它可以覆盖一个“请勿打扰”状态——你移除障碍,使团队成员能够解决自己的问题。

3所示。节省时间

寻找文件。等待审批。跟踪项目状态。这些时间汇分散工人从高影响力的任务。有一个清楚的文档在哪里,直接询问加速项目。和沟通信息分配交付也降低了冗余和重复的可能性。

4所示。澄清期望

通过澄清时间在状态更新和项目里程碑,利益相关者会知道何时期待他们。团队领导不需要现场不必要的请求信息,大家都知道状态更新时做准备。

5。提供可见性

授予访问交流计划允许涉众和团队成员独立监控项目状态和进展。你会有更少的签到和会议,节省大家时间。当某人有一个问题,他们知道自己可以看看沟通计划先移动到下一个解决方案。

6。提供反馈的机会

项目的系统的任务,有这么多事要做,很容易让反馈成为漏网之鱼。沟通策略提醒利益相关者提供反馈和识别潜在的问题阶段或部分之前,影响整个项目。

如何编写一个沟通计划吗

如果你工作在一个深远的项目或大型团队,创建一个沟通计划可能会觉得不知所措。但使用系统的方法,你可以一步一步和发展一个棒的计划:

1。定义通信方法

决定团队将使用哪些平台沟通,何时使用每一个,什么。包括生活指南、同步通信实时当有人需要一个答案,当团队可以使用异步的方法。

例如,您可能决定使用:

  • 电子邮件:沟通与外部利益相关者,包括团队成员线程。
  • 直接传递:当你要求每日状态更新和同步通信快速问题的答案,一个快速的信息是你所需要的。
  • 工作管理平台:Roadmunk这样的项目管理解决方案可以让你讨论工作细节,分配任务,188金宝慱官网下载并将重要的文档存储在一个地方。
  • 视频会议平台:面对面聊天的日常会议,头脑风暴,或者项目验尸。

2。在频率一致

实施后你和你的团队将使用的工具,决定多久你会沟通。这可以避免不必要的签到,确保你定期提供反馈。

你的计划可能包括:

  • 每日例会:团队成员提供一个简短的更新通过放大他们的进展,他们正在研究,他们预计在年底工作一天。
  • 每周状态更新:每个星期,你发布更新工作管理平台为利益相关者和项目发起人审核。
  • 里程碑:当团队达到项目里程碑,你沟通通过公告松弛。
  • 每月团队会议:你会定期审查即将到来的里程碑,识别潜在的路障,和头脑风暴的解决方案。

3所示。建立涉众买进

展示你的沟通策略的启动会议所以利益相关者理解你的计划。阐明如何以及何时他们应该期待的消息关于这个项目。有些学生会得到日常通信、以及其他需要行动。确保这些标准清楚之前。

4所示。分享和更新

一旦你有了利益相关者的支持,你需要分享你的计划与项目团队沟通。确保它的访问在一个季节,中央位置,就像你的工作管理平台。

如果你需要做任何调整,事先通知团队和涉众。更新文档,使每个人都可以访问最新的计划。

沟通计划的例子

如果你不确定从哪里开始,尝试创建一个团队或公司沟通以后计划模板和插入相关的信息。部分包括:

  1. 描述:你将用什么沟通方式?
  2. 频率:多久你能交流吗?
  3. 渠道:你会使用的火车在哪个站台?你会同步或异步交流吗?
  4. 观众:你会与谁一起交流吗?
  5. 老板:谁将传达这种沟通?

一旦完成,您的沟通策略应该像这样。

描述 频率 通道 观众 老板
scrum团队 每天 变焦 项目团队成员 项目团队成员
项目状态 每周 变焦 项目团队成员、内部利益相关者 项目经理
生产会议 每月 变焦 项目团队成员(必需),内部利益相关者(可选) 项目经理
外部利益相关者的更新 根据需要 电子邮件 项目经理和利益相关者 项目发起人
可交付成果和里程碑更新 根据需要 电子邮件 项目团队成员 项目团队成员

有效的沟通与节奏更加容易

战略沟通计划项目管理成功铺平了道路,但只有如果你有合适的工具。

节奏的项目组合管理工具组织你的沟通顺畅,简单的过程。学习节奏的工时表扩展Jira追踪资源的时间,以及如何进行成本分析使用相同的工具。和在你的项目,你可以写详细的报告所以你的计划总是不偏离正确的轨道。