每一个项目都有风险的一个元素。无论是范围渐变或供应链问题,迫在眉睫的路障威胁甚至转移计划良好举措。
管理顺利和成功的项目,您必须找到一种方法来降低风险之前问题再来敲门了。但是你知道如何准备?
设置你的下一个计划成功的通过学习如何以及何时使用风险登记。实现这个工具在项目计划阶段允许您识别、监控和解决潜在威胁影响你之前交付。
它是项目管理的重要组成部分工具包,所以不要跳过它。
什么是风险登记?
风险管理是项目管理的一个标准方面。风险登记,也称为风险日志文档潜在威胁项目的成功交付。除了作为你的首选底漆解决问题,这个文档还可以让你的团队和涉众,你准备有效地管理风险,减轻可能产生的负面结果。
你开始通过识别、分析和发展实实在在的反应积极的和消极的风险清单。然后,当你移动通过风险评估过程,你将优先分配给威胁,确定可能会发生,并建立对缓解交付负责。这些注册中心帮助任何需要风险管理的倡议,从制造工艺的新产品发布。
记住,你注册风险是一个活文件,你应该参考项目的整个生命周期。作为新的威胁或风险更有可能出现由于不断变化的环境,更新日志和更改您的团队沟通,这样他们就可以准备。
当使用风险登记:5危险的场景
很多外部因素可能会影响一个新项目的实现。数据盗窃、通讯故障、调度延迟-等等都可以导致动态重做,错过了最后期限。
没有人想要应对这些结果——我们的目标是一个有效的和准时交货。这就是为什么,大或小,每个项目都需要一个注册风险。
这并不是说每一个风险日志会看起来一样:细节的程度取决于项目的范围和复杂性。作为项目经理或团队领导,由你来评估潜在风险场景确定记录的参数。
有各种形状和大小的风险。有些人甚至会对项目产生积极的影响。组织权重、排名风险场景:
- 低优先级:通信和调度问题离开您的项目容易受到范围渐变和推迟最后期限。这些风险,而破坏性的,是最不可能严重破坏你的工作和损害最终产品。
- 中优先级:意外的或额外的工作可以产生负面影响你的团队对项目目标的理解和能力来满足最后期限。虽然不像高优先级重大风险,这些障碍更严重比低优先级的项目。
- 较高的优先级:这些风险站最伤害你的项目。优先考虑任何影响你的客户的底线,如数据安全或盗窃。
意识到一些更传统的威胁将帮助您更好地管理和计划的潜在影响。这里有五个共同的风险和各自的排名:
1。数据安全(高优先级)
任何项目影响你的客户的数据的完整性需要优先考虑安全。跟踪和减轻风险关键业务信息和客户数据,,如果被盗,可以极大地损害组织的收入和声誉。
2。盗窃(高优先级)
如果你的项目需要大量的远程物理资源或你的团队操作,就有可能盗窃或报告错误的材料和时间。包括一个系统来跟踪库存和员工资源作为风险缓解的一部分可以减少收入损失,提高生产率,减少内部团队成员之间的不确定性。
3所示。计划外工作(中优先级)
计划外工作和范围渐变是典型项目的挑战导致错过了最后期限,员工倦怠。风险注册表帮助你追踪额外的作业和触发器更改控制流程——一个方法来管理所有影响项目基线的变更请求,以确保所有任务被分配正确。
4所示。调度延迟(中优先级)
你注册可以提醒你建立和监控风险为调度错误和延迟时间。没有一个合适的时间表,你的团队可能混淆的最后期限,导致冲,不执行工作或错过了交货。
5。沟通问题(低优先级)
项目不一致和错过最后期限的常见后果是可怜的项目团队成员之间的沟通。风险注册表可以确定文档的项目计划生活和突出的沟通渠道和范围声明你的团队应该使用传输至关重要的信息。您还可以使用这个条目建立一个业务用例创建一个沟通计划。
风险登记元素:包括什么
每个风险日志看起来不同,形成了独特的威胁项目的参数,提出的复杂性和长度。但大多数相同的标志和跟踪领域。
常见的跟踪字段包括:
- 标识:这个条目可能包括风险的名字,身份证号码,一个简短的描述性的副标题,您创建的日期和完成了项目。包括这些日期可以理解需要多长时间来解决一个确定威胁,信息,你的下一个项目计划中获益。
- 描述:包括一个简短的、高层次的描述风险和潜在影响。保持这个条目短暂而甜蜜的。的目标是在80 - 100个字符长度。
- 分类:标签每个风险的基础上,团队有影响。确定分类、评估风险的来源和适当的团队来解决这个问题。类别可能包括:
- 操作
- 预算
- 时间表
- 技术
- 信息
- 安全
- 质量
- 项目计划
- 概率:分析你的风险和分数他们他们会发生可能性。例如:
- 很有可能
- 可能
- 不可能
不是每个风险将成为一个问题,但准备每个减少它们发生的可能性,并允许你组织一个应急计划。你应该给“很有可能”威胁最高优先级和解决这些问题。
- 影响:创建一个五点量表来评估每个风险对项目的潜在影响。规模,以及概率评级,将帮助你评估优先级。例如:
- 非常低的
- 低
- 媒介
- 高
- 非常高的
确保标准工作组评估每个风险是一致的。
- 缓解:根据风险的复杂性,该条目可能包括如何应对威胁的高层描述或点深入缓解或风险应对计划。房子可以缓解计划在您的项目管理软件,便于参考。
- 优先级:这个条目认为概率和影响澄清每个风险的潜在伤害您的项目。“很有可能”和“非常高”影响评级列表的顶部放置一个威胁的风险反应的发展。
- 所有权:决定谁将负责交付和执行的减缓和应急计划。所有权可能属于一个团队成员或整个部门。
- 状态:文档,如果你的团队成功地实现了为每个风险缓解计划项目。状态选项包括:
- 没有开始
- 正在进行的
- 搁置
- 完整的
- 活跃的
如何创建一个风险登记
如果你之前从未创建了一个风险登记,此举可能会觉得不知所措。幸运的是,它没有。可以有效地管理潜在威胁与这4步流程工作流来创建一个风险登记。
首先,创建一个风险注册模板使用电子表格应用程序或项目管理软件基于上面的元素。接下来,填充文档时收集的信息:
1。识别风险
使用项目分解,确定每个阶段的风险。你可以多的信息来源你需要从现有的项目文档,如:
- 成本管理计划
- 资源计划
- 项目进度
- 利益相关者分析
一旦你落在一个粗略的风险列表,检查项目的优势,弱点,机会和威胁(SWOT)分析、环境评估、供应商信息和行业要求尽职调查来验证你的结论。
添加您的电子表格的第一列中每个确定风险。
2。分析风险
基于概率和影响进行风险分析。这可以是定性的或定量的。考虑使用业务涉众创建一个风险矩阵,建立了标准评级类别,确保项目经理之间的一致性。
3所示。风险应对计划
当你完成风险分析过程中,与项目团队和业务涉众确定所有权和制定减排计划。
4所示。控制风险
项目经理必须积极地管理风险在项目生命周期中注册。这是他们的工作继续跟踪威胁和升级或降级优先响应变化情况。如果团队成员识别新的风险,他们也必须将它添加到风险登记。
风险登记的例子
从一个简单的风险开始注册模板并在必要时添加字段。开始的一个复杂的注册表可能看起来像:
| 识别 | 描述 | 分类 | 概率 | 影响 | 缓解 | 优先级 | 所有权 | 状态 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 001 -运输延迟 | 地面交货推迟是由于洪水。 | 时间表 | 不可能 | 媒介 | 确定的可行性通过铁路,而不是通过公路运输。 | 媒介 | 约翰·史密斯——物流 | 在进行中 |
| 002 -破碎机械 | 生产延迟由于机器需要修理。 | 操作 | 可能 | 高 | 源备份机器。 | 高 | Jane Doe -生产 | 完整的 |
| 003 -材料成本 | 原材料价格增加由于供应链问题。 | 预算 | 不可能 | 非常低的 | 从供应商获得价格保证最低的价格。 | 低 | 艾米Lu -会计 罗西尼盖茨——物流 |
没有开始 |
| 004 -失败的原型 | 原型有质量和/或性能问题。 | 质量 | 不可能 | 非常高的 | 创建替代时间表,以适应摊位和重做产品设计水平。 | 媒介 | 史蒂夫·金-设计 Jane Doe -生产 |
搁置 |
更好的规划,更少的风险
识别风险和减轻其影响发挥重要作用在任何项目的成功。但工作还没有结束,一旦你完成风险注册表,你必须确保它是最新的和可访问到你的团队。
让节奏给你帮助。我们的188金宝慱官网下载Roadmunk应用程序允许你跟踪项目依赖关系,即将到来的工作沟通,并分享时间和状态更新通过一个单一的联系点访问团队成员和利益相关者。
你也可以了解你的项目团队的工作流程节奏工时表。学谁的工作任务,当看到一个高级视图的生产力和进步所以你总是最新的关键工作。
